Gestão contábil: ferramentas importantes

A gestão contábil está presente no dia a dia de qualquer empresa, mas infelizmente, apesar de existir há décadas, ainda é um assunto distante da rotina dos empresários brasileiros, que acabam não dedicando a atenção necessária ou mesmo vendo ela como uma obrigação.

Porém a gestão contábil pode proporcionar muitos benefícios para a empresa, tanto na gestão em si, como nas finanças. Conhecê-la profundamente e, principalmente como aplicá-la na prática fazendo uso das melhores ferramentas de gestão pode ser um grande diferencial do seu negócio.

O que é gestão contábil?

A contabilidade é uma ferramenta de gestão que reúne informações patrimoniais e financeiras e elabora relatórios e projeções que auxiliam na tomada de decisões importantes para o negócio.

A gestão contábil eficiente auxilia o administrador no cumprimento das obrigações tributárias para que as atividades sejam executadas sempre em conformidade com o que é exigido pela lei. Isso garante que não haja prejuízos financeiros com o pagamento de multas por perda de prazos, e até mesmo o prejuízo de imagem.

Quais são os principais erros contábeis nas empresas?

A legislação fiscal brasileira é bastante ampla e frequentemente é alterada ou atualizada, portanto, a empresa que não realiza a gestão contábil eficiente pode cometer erros sem perceber.

Além disso, algumas vezes as alterações nas leis favorecem o empreendedor que, sem sabem acaba não aproveitando a redução de impostos ou a possibilidade de reenquadramento tributário.

Hoje os principais erros contábeis cometidos pelas empresas são:

Omissão de informações – a falta de informações ou o erro nos dados fornecidos pode gerar autuações de órgãos tributários sobre o imposto devido, que acarretam em multas e juros altos. A falta de notas fiscais, contratos, duplicadas e outros documentos atrapalha o fechamento de demonstrativos contábeis e induzem ao erro que podem prejudicar a empresa, que terá relatórios incorretos, e corre o risco de ter sua imagem abalada.

Regime de tributação inadequado – o regime tributário é um conceito que interfere diretamente na apuração tributária empresarial. Hoje as opções são Lucro Real, Lucro Presumido e o Simples Nacional. Cada um tem suas características e pode ser mais benéfico para determinadas empresas e ruim para outras. Quando não existe atenção nessa escolha a empresa pode acabar tomando decisões equivocadas que a farão pagar cargas tributárias maiores, sem necessidade.

Falta de planejamento tributário – esse é o principal motivo de problemas fiscais nas empresas. O planejamento tributário contribui para que a empresa conheça profundamente suas questões fiscais e consiga reduzir sua carga tributária. Ele também define a forma de cumprimento das obrigações, garantindo que sejam enviadas corretamente e dentro do prazo exigido.

Principais ferramentas para gestão contábil eficiente

A tecnologia hoje é uma grande aliada da contabilidade, eliminando os trabalhos repetitivos e reduzindo as chances de erros e retrabalhos. Nesse meio já existem algumas ferramentas que facilitam o dia a dia e garantem a segurança das informações:

Sistema ERP

Um Sistema ERP permite que todas as informações importantes da empresa sejam registradas adequadamente e se mantenham organizadas de forma a facilitar a compreensão e a análise dos dados.

Esses softwares possuem módulos integrados que disponibilizam as informações com os setores responsáveis e permitem a geração de relatórios atualizados, sobre a situação da empresa, permitindo a criação de previsões.

Além disso, a integração entre os módulos garante que os registros sejam feitos corretamente e que todo o processo contábil aconteça adequadamente e os prazos sejam cumpridos.

Gestão de tempo e fluxo de tarefas

Essas ferramentas permitem que os colaboradores da empresa sejam cadastrados e recebam as tarefas através do sistema, que também permite o acompanhamento de prazos, interação entre os participantes e compartilhamento de informações.

Esses recursos ajudam a distribuir adequadamente as atividades e garantir que todas as informações necessárias para o desenvolvimento das tarefas seja disponibilizado de maneira eficiente.

Conciliação contábil

Os sistemas de conciliação contábil garantem que as informações registradas no sistema de gestão empresarial sejam compartilhadas corretamente com o escritório de contabilidade que assessora a empresa.

Dessa forma, o próprio contador consegue as informações sem precisar que um funcionário da empresa as forneça, aumentando a produtividade e reduzindo as chances de perda de informações.

É importante escolher um sistema que seja compatível com os softwares utilizados pelas empresas e que permita a classificação adequada dos dados registrados.

Com essas dicas você já pode começar hoje mesmo a fazer a gestão contábil da sua empresa e garantir que não terá problemas tributários.