Você já parou para pensar no papel da comunicação interna? Tão importante quanto construir uma imagem de uma empresa para os clientes, é ter uma cultura de diálogo entre os colaboradores e resumidamente essa é uma das propostas desse conceito.

Alguns especialistas da área como Clemen (2005) defende que essa é uma estratégia muito importante para alinhamento e organização de uma empresa.

Não importa se o negócio é focado no conserto de geradores de energia ou envolve a área logística, a comunicação é uma chave para bons relacionamentos interpessoais.

Como o público interno é composto por pessoas que a empresa tem uma relação de proximidade e agenda em comum, os desafios em estabelecer e implementar estratégias assertivas podem ser ainda maiores. 

Neste artigo vamos abordar algumas dicas para você implementar essa estratégia na sua corporação ou melhorar a que já está em vigor. Confira!

1 – Alinhe expectativas internas

Para que uma mensagem seja compreendida entre as duas partes, sem ruídos de comunicação, é fundamental que o setor de comunicação interna fale a mesma língua que os colaboradores.

Por isso, alinhar expectativas, realizar pesquisas, ouvir os desafios e necessidades da rotina do trabalho e entender qual é o meio de comunicação é mais efetivo para conversar com seu público é fundamental.

Digamos que uma empresa vende peças para bicicletas atacado e a equipe de vendas e atendimentos precisa conhecer todos os detalhes, marcas e particularidades das peças de acordo com o modelo e transmitir as informações de forma padronizada para o cliente.

Ação prática de comunicação interna

Promover um treinamento para os colaboradores e disponibilizar materiais de apoio como guias, apostilas, gráficos e e-books sobre as peças.

Inclusive, uma dica eficiente na hora de produzir esses materiais de comunicação é a equipe responsável pela produção de conteúdo realizar perguntas e coletar informações sobre as principais dúvidas, desafios e situações que a equipe enfrenta em relação ao produto.

Quando as expectativas e informações são alinhadas, as ações de comunicação interna passam mais credibilidade para os colaboradores. Aliás, uma pesquisa da Harvard Business Review, chegou a conclusão que informações de fontes confiáveis valorizam a mensagem.

2 – Divulgue informações relevantes

Seja em temas mais técnicos com transmitir informações para uma equipe de manutenção de uma centrífuga industrial – equipamento usado na indústria em processos como separação e purificação de fluidos – ou em mudanças no cotidiano da organização como uma reforma no refeitório, a equipe de comunicação abordar conteúdos relevantes.

É por isso que conhecer as necessidades, oportunidades, perfil e desafios internos da equipe ajuda a mapear o que pode ser interessante na hora de criar comunicados claros e efetivos.

Ter clareza e objetividade na hora de divulgar as informações também é algo super importante e, para que as informações cheguem aos colaboradores certos, você pode utilizar ferramentas que ajudam a propagar a mensagem para um grande número de pessoas. São exemplos de informações relevantes:

• Oportunidades internas;
• Recessos ou alterações no fluxo de trabalho;
• Reuniões;
• Treinamentos;
• Campanhas de conscientização;
• Reestruturação de equipes;
• Premiações;
• Eventos.

Em nichos de mercado mais específicos como as indústrias do segmento alimentício e farmacêutico que trabalham com produtos laboratoriais e normas específicas, atualizações em normas técnicas de órgãos sanitários como a ANVISA também são comunicados relevantes.

3 – Utilize o e-mail marketing para comunicação interna

Sustentável, prático, usual e efeito. O e-mail é um meio de comunicação direto e que você pode utilizar para enviar comunicados personalizados, campanhas segmentadas, mensagens individuais ou coletivas sobre uma organização.

Por ser uma ferramenta padrão de trabalho, as chances desse canal ter sucesso na entrega são bem altas.

Dessa maneira, as campanhas por e-mail podem ser úteis para divulgar informações relevantes, oportunidades, açõe da empresa, cursos e também podem ser complementares à outras formas de sensibilização.

Vamos imaginar um exemplo prático? Uma empresa que realiza o transporte de cargas especiais precisa cumprir uma série de regras em relação às operações logísticas, principalmente no quesito segurança.

São consideradas cargas especiais: produtos farmacêuticos, produtos perecíveis, bebidas, objetos de vidro, líquidos inflamáveis, entre outros.

Qual é a forma mais prática de reforçar os cuidados ou criar uma campanha de conscientização sobre o assunto? O e-mail é uma alternativa.

Além desse recurso, é viável analisar se os colaboradores deste setor também utilizam outras ferramentas de comunicação como o WhatsApp, por exemplo.

Na hora de criar um e-mail marketing ou uma newsletter com assuntos que possam interessar o seu público interno, algumas dicas podem ser válidas.

Veja a lista abaixo para melhorar comunicação interna:

• Utilize ferramentas para envio de e-mails em massa;
• Monitore a campanha, com métricas como taxa de clique;
• Crie título de e-mail atraente para incentivar a abertura;
• Personalize a mensagem;
• Certifique-se que a linguagem está clara e condiz com a empresa.

Além das campanhas e e-mails estratégicos, criar uma newsletter personalizada com assuntos relevantes para os colaboradores é uma forma de manter a comunicação ativa.

Caso a empresa seja especialista no ramo de reparação de placas eletrônicas, por exemplo, uma ideia é selecionar as notícias da semana ou do mês relacionadas ao setor e montar uma lista de curiosidades de momento para envio.

Capacitações, informativos, comemorações internas, datas importantes de eventos da empresa e novidades da organização também podem render assuntos para a newsletter. O setor de comunicação precisa se integrar do funcionamento e do sistema de organização da empresa para construir as pautas.

4 – Promova palestras e rodas de conversa para melhorar comunicação interna

Como está o relacionamento interpessoal na sua empresa? Os colaboradores estão engajados no propósito da empresa?

Esses questionamentos são muito importantes para uma gestão mais eficiente e a comunicação corporativa pode ser uma grande aliada para identificar falhas e oportunidades.

Vamos usar as empresas de usinagem em SP como exemplo. A usinagem é um processo que visa a criação de peças de metal e outros acessórios industriais. Como em toda empresa, é possível que essa atividade cause algum índice de insalubridade.

Por isso, realizar rodas de conversa para ouvir os colaboradores, promover palestras sobre o uso dos equipamentos de proteção individual — os EPIs e coletar feedbacks é uma maneira de manter o diálogo ativo com os colaboradores.

Uma cultura organizacional forte auxilia na comunicação interna

Pode ser definida pelo bem comum e reflete a essência da empresa e uma boa comunicação entre os setores só fortalece a confiança entre a empresa e os colaboradores.

Sendo assim, os benefícios da comunicação eficiente são: melhorias no relacionamento, maior transparência, maior compreensão dos propósitos da empresa, melhora da motivação e produtividade, entre outros.

Ouvir os colaboradores de áreas que oferecem certos riscos na atividade, como as empresas de usinagem ou mesmo uma demolidora em SP – que geralmente conta com uma equipe preparada para trabalhos de muito esforço braçal – é a chave para identificar gargalos e promover melhorias.

5 – Realize ações de incentivo

O setor de comunicação corporativa não precisa se limitar à pesquisas e ao envio de mensagens burocráticas.

Comunicar é ouvir, elogiar e incentivar os colaboradores também e, dessa forma, contribuir para um ambiente mais agradável para todos.

Ter um calendário com datas comemorativas, realizar a comemoração dos aniversariantes do mês e promover confraternizações quando as metas são alcançadas são exemplos de ações de incentivo.

Bonificar os resultados, incentivar cursos e eventos que contribuam com o desenvolvimento profissional do colaborador e aceitar sugestões de ações também pode render ótimos resultados.

Lembre-se que a comunicação deve ser sempre uma chave e nunca um problema. Comunicar é expressar, resolver problemas, alinhar objetivos, evitar incompreensões e simplificar processos.

Comunicação interna na sua empresa

Uma empresa que se comunica com seus colaboradores pode ter mais sucesso na resolução de conflitos e alcançar resultados de forma mais objetiva. A organização é feita de pessoas, portanto, se comunicar com elas entendendo suas particularidades é um desafio, mas que vale a pena.

Um líder que sabe se comunicar e ouvir a equipe, certamente terá colaboradores mais engajados em seu time. 

Um gestor que incentiva a criação de ideias, escuta sugestões e preza pela colaboração, pode descobrir talentos novos. Colegas de trabalho que compreendem o propósito da organização podem se ajudar na rotina diária. 

Dessa maneira, a comunicação exerce seu papel. Agora que você chegou ao fim deste artigo e descobriu algumas dicas de como implementar a comunicação interna na sua empresa, é hora de colocar as mãos na massa.

Por fim, alinhe a missão, os valores e o objetivo da empresa com as futuras ações, faça um planejamento e inclua mais gente nessa roda. Identificar pontos de melhoria e motivos pelos quais a comunicação é útil também é válido.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.